Umowa z biurem podróży – na co zwrócić uwagę? cz.1

Joanna Biuro podróży od kuchni 20 czerwiec 2024

Planujesz wykupić wyjazd w biurze podróży? Czy wiesz, co powinna zawierać umowa? Na co zwrócić uwagę przed jej podpisaniem, aby później nie żałować swoich przeoczeń?

Ten wpis pomoże Ci uporządkować wszystko i stworzyć swoistą checklistę. Będziesz gotowa/y na podpisanie umowy z biurem podróży.

Skupimy się na tym, co musisz wiedzieć i co musisz sprawdzić, zanim w ogóle dojdzie do podpisania umowy. W kolejnej części zajmiemy się szczegółami samej umowy.

Zanim weźmiesz druk umowy do ręki i złożysz na nim swój podpis, zwróć uwagę na poniższe kwestie.

CZY BIURO DZIAŁA LEGALNIE?
To pierwsza rzecz, jaką musisz sprawdzić. Aby działać legalnie na polskim rynku, biuro będące organizatorem wyjazdów turystycznych musi mieć wpis do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych. Wpisu dokonuje właściwy Marszałek Województwa. Możesz sprawdzić każdego organizatora na stronie Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego (tutaj link do bazy). Organizatorzy muszą regularnie aktualizować swoje dane i spełniać wymagania dotyczące gwarancji ubezpieczeniowej, która w razie niewypłacalności biura zostanie uruchomiona, aby pomóc klientom.

UWAGA: Pamiętaj, że nie wszystkie biura mają taki wpis. Niektóre działają jako agenci turystyczni i wtedy nie znajdziesz ich w rejestrze. Umowa z takim biurem musi jednak zawierać informację, kto jest organizatorem, i wtedy możesz sprawdzić tego organizatora w rejestrze. Organizator jest kluczowy, gdyż w razie problemów dochodzisz swoich praw od niego, a nie od agenta, który działa tylko jako pośrednik.

SPRAWDŹ PODOBNE OFERTY W INNYCH BIURACH
Porównuj, sprawdzaj, pytaj. Ale pamiętaj, aby robić to z głową. Nie porównuj tylko ceny. To jedna z pierwszych rzeczy, na które zwracamy uwagę. Nie daj się zwieść niskiej cenie, spojrzyj na ofertę z różnych perspektyw. Sprawdź, co dane biuro oferuje w podanej cenie. Może jest droższe, bo oferuje wyższy standard hoteli. Może grupa wyjazdowa jest mniejsza, co kosztuje więcej. Może program zawiera więcej atrakcji lub unikalne miejsca. Wyższa cena może wynikać z obecności pilota mówiącego po polsku. Przykłady można mnożyć.

Najważniejsze jest porównanie wszystkich aspektów i tego, co dana cena obejmuje, a czego nie. Czasem cena wydaje się niska, ale na miejscu okazuje się, że musisz dopłacać do różnych rzeczy. Sprawdź wszystko wcześniej.

SPRAWDŹ PROGRAM I WARUNKI WYBRANEJ DLA SIEBIE OFERTY
Czytaj ze zrozumieniem. Wybrałeś/aś ofertę? Świetnie. Ale przeczytaj ją dokładnie. Sprawdź, ile osób może być w grupie – zarówno minimalną liczbę, od której biuro potwierdza wyjazd, jak i maksymalną ilość uczestników. Sprawdź cenę i to, co zawiera. Sprawdź dodatkowe wydatki na miejscu. Dopytaj o ceny podstawowych produktów w kraju, do którego jedziesz. Nie ma nic gorszego niż niedoczytanie lub niedopytanie o coś i potem rozczarowanie na miejscu.

Biuro podróży nie chce Cię oszukać, więc im więcej o Tobie wie, tym lepiej dopasuje ofertę. Jeśli chcesz spędzić tydzień przy basenie, powiedz o tym, bo wtedy nikt nie zaproponuje trekkingu w górach. Jeśli masz lęk wysokości, powiedz o tym. Ważna jest rozmowa i dopasowanie oferty.

TELEFON ALARMOWY
Taki numer jest potrzebny w razie nieprzewidzianych sytuacji. W momencie podpisania umowy często o tym zapominamy. Dopytaj w biurze, czy dostępny jest dedykowany numer telefonu na wypadki awaryjne. Może biuro działa w aplikacji WhatsApp, co pozwala na bezkosztowe połączenia, gdy masz internet.

PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI
Co ze sobą zabrać? Ile waluty będzie potrzebne? Kto będzie pilotem? Te i wiele innych pytań pojawi się przed wyjazdem. Upewnij się, że przed wyjazdem dostaniesz komplet informacji. W naszym biurze wysyłamy takie informacje najpóźniej na 2 tygodnie przed wyjazdem. Chcemy, aby nasi turyści byli przygotowani i poinformowani w 100%.

TERMINY PŁATNOŚCI
Dopytaj o terminy płatności. Zaplanuj je. Jeśli terminy podane przez biuro nie odpowiadają Ci, to przed podpisaniem umowy jest czas na negocjacje. W takim przypadku biuro może wprowadzić odpowiednie poprawki w umowie. Po podpisaniu umowy jest już za późno na zmiany. Niedotrzymanie terminu płatności może skutkować anulowaniem umowy i dodatkowymi kosztami.

DOKUMENTY TOWARZYSZĄCE
Umowa z biurem podróży to nie tylko jeden dokument, czyli faktyczna umowa. Sprawdź, czy biuro dopełniło swoich obowiązków i przekazało Ci wszystkie dokumenty.

1. Umowa - czyli składowe oferty, informacje o cenie itd. Szczegółowo omówimy ten temat w kolejnym artykule.

2. Informację o przetwarzaniu danych osobowych, czyli kto i w jakim celu będzie przetwarzał Twoje dane.

3. Pisemne potwierdzenie zabezpieczenia finansowego, czyli informacja o gwarancji biura, na jaką kwotę i kiedy kończy się jej ważność. Jest to szczególnie ważne na wypadek niewypłacalności. Biura działające nielegalnie nie mogą przedstawić takiej gwarancji, więc ryzykujesz, jadąc z nimi na wakacje.

4. Program imprezy, czyli jeszcze raz potwierdzenie programu, na który się zapisujesz.

5. OWU – Ogólne Warunki Uczestnictwa – integralna część umowy, zawierająca prawa i obowiązki obu stron. Radzimy je dokładnie przeczytać przed podpisaniem umowy.

6. OWU – Ogólne Warunki Ubezpieczenia, czyli informacje na temat ubezpieczenia turystycznego zapewnianego przez organizatora wyjazdu.

Z doświadczenia wiemy, że niestety klienci często nie czytają dokładnie umów i OWU, co prowadzi do nieporozumień. Czytaj ze zrozumieniem i nie daj się zaskoczyć.